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从培训看办公自动化

发布:2012年11月16日 | 查看: 次 | 来源: 伯才猎头HR工具

办公自动化是由计算机来实现的,但只有将计算机和使用人员的工作很好地结合在一起,才能真正实现办公自动化所要达到的目的。我们经常看到的情况是,办公室里的软、硬件设备很先进,但使用人员的应用水平却没有相应的提高。原因何在?驿之友计算机技术应用服务中心总经理马力先生认为,这是因为办公自动化缺少了有效培训这个环节。

目前,在计算机应用方面有很多提供培训的单位,但据观察,其培训对象90%以上是外企单位,国内企业对于计算机应用培训显得并不那么热心。一些领导认为,这些都是日常办公活动,一边干一边学就可以了,为了使用技巧进行培训,既花钱又耽误时间,没必要。例如,微软曾搞过一次国家机关大用户的义务培训,可是这些国家机关连挤出半天时间都说比较困难,可见对培训活动的积极性并不很高。

与此形成对比的是,很多国企非常热心于购置先进的软硬件设备,软、硬件设备升级很快,但办公自动化并没有达到应有的水平。其结果是,原来的投资还没有很好地真正发挥效用,又要追加新的投资。另一方面,由于培训工作没有跟上,操作者的计算机应用水平也没有得到相应的提高。国企和机关的技术升级跟得快,到了年底总结工作时可以成为业绩,但是培训就不好说了。如果报告中说今年花了多少培训费用,上面的领导就可能会认为IT部门无能棗这几个人都教不会,还要请别人教。

相反,很多外企在硬件环境的投资上很吝啬棗有些现在还在使用Windows 3.1和Word 6.0,但却积极支持员工的培训。这些公司考虑的是如何将现有的软件用精、用透,而不是使用了多新的版本。企业永远也跟不上技术的更新换代,在软硬件基本设施能够满足工作需要的情况下,这些外企所要考虑的就是如何提高基础设施的应用水平,尽可能决地收回软、硬件投资,提高工作效率。

大部分单位(国内单位及外企)的计算机应用培训工作,大多由本单位的人事部门和IT部门共同负责管理。但是,在管理的过程中经常会出现一些问题:

首先,计算机应用培训应该由谁来做?

IT部门的工作人员虽然对计算机软件十分熟悉,但对办公活动中的具体应用问题并不精通。而人事管理部门的工作人员,虽然对办公程序十分清楚,但是对计算机应用软件技术却不精通,所以也不可能胜任培训工作。

但是,因为企业或者行业内部都有IT部门,这就决定了花钱买培训的难度。这样的单位往往会觉得自己不需要找别人培训,自己的IT人员就能胜任。其实,企业IT部门的主要工作是做主业内部的IT管理和规划,而不是这些具体的操作和培训工作,另外,企业内部的IT人员大多是计算机专业出身,他们不了解办公的流程,也没有管理和市场销售的经验,这就注定他们的培训仅停留在对软件功能的剖析上,就算业务人员能够将这样乏味的培训坚持听下来,也会与实际的应用脱节。

例如Excel的报表棗无论财务报表、销售报表还是人事部门的管理报表等,都渗透了管理者的思想,是供管理者使用的。就像MBA的管理最后都要落实到数字一样,最终企业的效益、人员管理都要用数字来体现。所以学Excel不是学简单的报表,而是学各种管理思想,怎样用这样的思想来整理计算数字。很难想像,一个机关中没有管理经验的IT人员在进行培训时能够将Excel的使用与管理结合起来。

很多企业的管理为什么上不去,这一定程度上是因为决策者的决策基础就是拍脑门,拍胸脯,而不是以科学的数据为依据。投资不做预算,不做定量的分析。如果没有合适的工具软件来辅助,进行定量分析是一件非常麻烦的事情,要收集大量的数据并且运用一些理论和算法对数据进行预测分析。但是如果你的竞争对手会这一套,他的决策就会比你准、比你高。毕竟,现在的企业决策已经不是比谁的脑子活,而是在比谁掌握的信息全面、谁的分析准确。

培训是帮助企业练内功。买软件有意识了,培训费再贵也不过是买一台电脑的钱,而这笔钱可以让电脑用得更好。现在大家都在讨论“TCO(总拥有成本)”问题,培训表面看似多花了些钱,但它却是在降低总体成本过程中的一个不可忽视的环节。 

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