中小企业人事管理法宝：人力盘点

    经营者在经营管理过程上，常会出现的困难就是所用人员在经过一段时间后会觉得似乎不太合用或不再胜任，其实这种问题的关键在于经营者没有实施人力盘点之故。 

    有许多人以为盘点只有对货物进行，其实人力也是企业的资源之一，按道理也应定期的盘点，才会知道说要如何来加强或培育，否则只知用人而不去做人力配置是会常有困难发生的。 

企业的人力盘点DIY步骤可依下列方法为之： 

1.组织架构之规划：组织架构与职掌是企业运作的基本，身为经营者是必须花心思进行规划设计，依据企业短、中、长期的经营目标，来规划设计组织架构，以达人力资源管理的重要精神一因事设人的原则。 
    
2.进行工作分析决定工作职位：有组织之后，再评估企业需求而设定职位数，方能达到因事设人，而不是因人设事之效果。 

3.建立工作（或职位）说明书：企业必须针对每一职位之性质与工作内容详细的建立作业说明书，表明每一职位的工作内容与工作重点，甚至何时应提报何种报表。 

4.设定工作规范（亦即资格条件）：有了工作说明书，管理者就可依此为标准规划出必须具备何种资格条件及何种人格特质方能胜任此项工作职位的要求。 

5.进行人力配置：在上述程序完成后，便开始将企业现有人力依其特质或经历或其具备的资历等，一一进行安排配置于其最胜任的工作上。 

    在人力盘点过程中，我们往往会因此而发现在我们的企业中有些人会无法配置，或者是出现冗员的现象。过去的企业常只是本着用人，而不知去育才或评估绩效，导致人力老化或本位主义的现象发生，影响了企业的发展，成为企业成长过程中的瓶颈。经过盘点之后，企业便可定期的进行轮调，更因透过轮调可以评估出何者是可培养或可造就之材，用此方法则可减少因主观或长期在一职位而出现本位主义的现象。对于经营者在用才取舍评估上会有相当大的助益。 

    许多的企业由于没有进行人力盘点，以致形成在用人上过度依赖或主观认定某人只能做某事，或想要帮助员工，派员工出去受训却不知产生不知该如何抉择的困难。若能适时的进行人力盘点则不但在人员评估上会比较客观公平，而且也可使人力能有更新或更上层楼的机会训练，这种对企业人力的培育方能有正面的效益，同时也可减少人力老化。这种企业人力盘点DIY的观念，是我们的中小企业过去甚少注意或重视，这就是为什么有许多经营者会有人才运用的困难以及接棒人不易找的烦恼和人员流动频繁的危机。这种问题一则固然是员工的忠诚度不够，再则就是经营者无人力盘点之认知所造成。所以人力盘点能带来这种好处及解决这些困难。 

    其实另外还有一种好处，那就是建立工作说明书之后，会更方便人员调度及解决交接时的困难。一般的企业在人员将离职时都会要求原任职者要等到新接任者到职交接一段时间方能离开，其实就实际面而言，这不但没带来好处，反而会造成负面效果，如果有人力盘点制度建立工作说明书的话，那么一旦人员要离职只要其将工作及待办事项交给主管，再由主管交给新接任者，将可避免这种困难及负面效果。